Het organiseren van evenementen kost tijd. Veel tijd. Vaak wordt er verwacht binnen een organisatie dat iemand het er wel even bij doet. Om te bepalen of je het zelf moet organiseren of dat je (het moet uitbesteden) een bureau om advies cq. hulp zal vragen kun je kijken naar een aantal factoren.

  • Beschikken we intern over voldoende kennis om een succesvol evenement te organiseren? Afhankelijk van het type evenement kan dit verschillen.
  • Is er voldoende tijd, naast de gewone werkzaamheden, om het evenement te organiseren?
  • Weten we waar we de producten en diensten die we nodig hebben voor het evenement kunnen inkopen tegen de beste voorwaarden?
  • Als we besluiten om te kiezen voor uitbesteden hebben we dan ook voldoende budget?

De briefing

Indien je besluit om een evenement uit te besteden, is een gedegen briefing belangrijk. In deze briefing moeten de volgende punten terugkomen:

  1. Informatie over het organiserende bedrijf
  2. De aanleiding van het te organiseren evenement
  3. Doelstellingen, doelgroep, thema en boodschap. Deze zaken vormen het fundament van een goed evenement en zijn soms lastig te formuleren. Het bureau moet van toegevoegde waarde kunnen zijn bij het opstellen van deze punten.
  4. Informatie over soortgelijke evenementen die al eens zijn georganiseerd (succesvol, insteek enz.)
  5. Wensen omtrent programma, datum en sprekers
  6. Vereisten van een locatie (capaciteit, ligging, niveau enz.)
  7. De communicatiemiddelen die kunnen worden ingezet
  8. Wensen op het gebied van entertainment en audio visuele middelen
  9. Catering wensen
  10. Verdeling van taken en verantwoordelijkheden
  11. De meetbaarheid van het succes van het evenement
  12. Het beschikbare budget
communiceren

Voordelen van uitbesteden:

  • Je werkt samen met iemand die kennis heeft van zaken en het evenementenvak in het bijzonder;
  • Professionele begeleiding gedurende het project;
  • Flexibiliteit en continuïteit van het project;
  • Objectieve benadering van het project;
  • Onderhandelingspartner bij andere leveranciers;
  • Omdat je het projectmanagement hebt uitbesteed, hou je zelf meer tijd over voor andere belangrijke zaken.
Navigatie