Stappenplan: Hoe organiseer ik een evenement?

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Het stappenplan: in een aantal heldere stappen kun je de organisatie van een evenement starten. Hieronder tref je een overzicht aan van de vragen die je kunt stellen voorafgaand aan de organisatie van een evenement. En om te bepalen of het idee ook haalbaar is.

Stap 1: Formuleer een idee

Wat wil je organiseren? Voor wie? Met welk doel? Zijn er al ideeën voor een programma? Wat voor type evenement? Is er budget beschikbaar?
Probeer deze eerste vragen en antwoorden zo duidelijk mogelijk te formuleren alvorens je naar stap 2 gaat.

Stap 2: Haalbaarheid

Om verder te onderzoeken of het uitvoeren van jouw idee zinvol is, stel je nog de volgende vragen:

  • Waar wil je het organiseren?
  • Wat weet je over de doelgroep?
  • Waarom is het interessant om naar dit evenement te komen?
  • Heb je sprekers, sponsoren enzovoort nodig?
  • Kun je het alleen organiseren of heb je hulp nodig? Check voor meer informatie ook onze pagina over uitbesteden ja of nee?

Als je op alle vragen een antwoord hebt, kun je bepalen of je met jouw idee verder gaat of niet. Indien je van mening bent dat het haalbaar is, ga je verder met het samenstellen van een team.

[/vc_column_text][vc_separator][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_media_grid style=”pagination” items_per_page=”3″ grid_id=”vc_gid:1453211189278-5f62f2ec-03a5-10″ include=”666,17,656″][vc_separator][vc_column_text]

Organiseren met een team of alleen?

Afhankelijk van de grootte van het project bepaal je of het evenement alleen organiseert of met een team. Indien een project wat groter is van omvang kun je ook werken met subteams (communicatie, programma, sponsoren enz.)

Communicatie rondom het evenement

Een evenement heeft communicatie nodig om bezoekers te informeren, te trekken en/of uit te nodigen. Nadat je exact weet wie je wilt uitnodigen is het van belang dat je een communicatietraject opstelt waarmee je de genodigden wilt enthousiasmeren om naar het evenement te komen.

Planning

Naast het feit dat je een goed idee moet hebben om een evenement te organiseren, is deze stap van groot belang. Plannen en organiseren is cruciaal. Met een gedegen planning ingedeeld op taken, verantwoordelijkheden en deadlines kun je het project het beste aanpakken. Het opstellen van een planning en het monitoren van deze projectplanning behoort toe aan de eindverantwoordelijke van het project. Daarnaast is een onderdeel van de planning ook het bijhouden van de begroting. In de samenwerking met PurPur zullen wij dit begeleiden.

Draaiboek en de uitvoer van het evenement

Het volgende punt in het stappenplan is het draaiboek. In een draaiboek staat van minuut tot minuut beschreven wat er moet gebeuren. Wanneer en wie er verantwoordelijk is. De organisator maakt het draaiboek voor iedereen. En alle mensen die meewerken aan het evenement moeten dit draaiboek volgen. Het is bedoelt om op de dag zelf geen verrassingen te hebben en dat iedereen exact weet wat hij/zij moet doen. En mocht er iets niet op tijd geregeld zijn, kun je elkaar wijzen op de verantwoordelijkheden.

Evaluatie

Als het evenement voorbij is zijn er nog een paar dingen die je niet moet vergeten te bespreken/regelen:

  • De evaluatie met de (interne) klant en de verschillende leveranciers.
  • De afwikkeling van de begroting. En dan de inkomsten versus de uitgaven.
  • Checken of de gestelde doelen zijn behaald. Het meten van de ROI.
  • En tot slot iedereen bedanken die heeft geholpen om het evenement succesvol te maken.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][/vc_column][/vc_row]